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Informations générales

Le paramétrage est une étape primordiale qui conditionne le succès de votre projet CRM, et notamment la bonne intégration de GRC Contact auprès de votre équipe commerciale.

 

a) Qui sont vos contacts et comment les classez-vous ?

Afin de mieux classer votre base de données, nous vous suggérons de catégoriser les entreprises par groupes. Généralement, nous retrouvons les groupes suivants chez nos clients:

  • Client
  • Prospect
  • Prospect chaud
  • Prospect froid
  • Suspect (contacts susceptibles d’être intéressés par vos produits/services)
  • Fournisseur
  • Partenaire
  • Concurrent (pour la veille commerciale)

Des nouveaux groupes peuvent alors être créés en adéquation avec votre activité. Un code couleur est même présent afin de vous apporter un premier indice visuel sur les groupes de votre base.

 

Pour l’ajout, la modification ou encore la suppression de groupe :

  • Configuration 
  • Onglet « Contacts »
  • Onglet « Groupes d’entreprises »

 

b) Quelles sont vos différentes étapes de prospection ?

Les étapes de prospection (qui permettent donc de spécifier l’état dans lequel se trouve un dossier au niveau de la prospection) sont également présentes dans un menu déroulant dans la partie « Infos générales ».

Tout d’abord, il faut savoir que ce champ peut être obsolète si vous utilisez le module « Affaires », car les informations qualifiées dans ce champ peuvent faire doublons avec les informations que vous qualifiez dans les affaires. Il ne prend pas en compte le fait qu’une société peut avoir de multiples affaires. Ce sera alors intéressant pour les sociétés qui travaillent en One Shot.

Si c’est le cas, voici les étapes les plus communes :

  • 1er contact
  • A relancer
  • Présentation de l’offre
  • En négociation
  • Affaire conclue
  • Affaire perdue

 

Vous pourrez également apporter de nouveaux états qui seront en corrélation avec votre propre processus de prospection. Pour l’ajout, la modification ou encore la suppression :

  • Configuration 
  • Onglet « Contacts »
  • Onglet « Etats de prospection »

 

 c) Quels sont les champs de qualification dont vous avez besoin dans la fiche contact ?

Il est possible de rajouter de nouveaux champs d’informations en vue de qualifier les prospects/clients ou autre groupe, en fonction de critères spécifiques à votre entreprise et à votre métier. Ces champs pourront ensuite être utilisés dans la recherche avancée pour retrouver vos contacts.

Ces champs sont appelés « champs personnalisés » et peuvent être de différents types :

  • Zone de texte libre
  • Menu déroulant (pour une sélection parmi une liste de choix prédéfinis)
  • Date
  • Nombre (entier ou décimal)
  • Case à cocher (choix multiples)
  • Monétaire
  • Pourcentage
  • Url (Exemple : pour stocker l’adresse d’un site ou d’un profil LinkedIn)
  • Email

 

Cette opération doit être effectuée par notre service à la clientèle, n’hésitez donc à nous formuler vos besoins en réunion de paramétrage ou alors par le biais d’un fichier Excel, soigneusement préparé avec le nom des champs souhaités, leurs types (menu déroulant, cases à cocher…) ainsi que les libellés à intégrer. Vous pourrez par la suite nous le transmettre sur l’adresse support@grc-contact.com.

 

Sachez qu’il est également possible de classer des champs personnalisés dans de nouveaux onglets qui apparaitront alors sous l’onglet « Infos générales ». Cela vous permettra de garder la partie « Infos générales » pour des informations importantes, à retrouver d’un premier coup d’œil par exemple, et de classer vos autres informations dans des onglets adéquates (ex. Infos confidentielles / Infos comptable / Fiche détaillée…). Si l’ajout d’onglet vous intéresse, n’hésitez pas à les demander dans votre fichier Excel en nous spécifiant leurs noms et les champs qui devront être intégrés dans ces derniers.
Concernant les champs déjà présents sur votre compte dans la partie « Infos générales », il se peut que certains d’entre eux ne vous intéressent pas. Comme pour l’ajout, n’hésitez pas à nous le spécifier dans votre fichier Excel afin que nous puissions les supprimer afin d’alléger la qualification.

 

 d) Quels sont les différents types de tâches qu’effectuent votre équipe ?

A ne pas confondre avec les évènements, qui sont des activités telles que des rencontres planifiées sur l’agenda de votre équipe, une tâche représente, entre autres, un travail à exécuter. Les tâches les plus communes :

  • Relance
  • Administratif
  • Appel
  • Envoi devis
  • Production

Si ces tâches ne conviennent pas à votre activité, que vous souhaitez les supprimer, les modifier ou d’en intégrer des nouvelles :

  • Configuration 
  • Onglet « Tâches »
  • Onglet « Types de tâches »

 

Vous pourrez également sur cette page, modifier les intitulés des priorités des tâches (onglets « Priorités des tâches », ainsi que paramétrer votre tableau récapitulatif des tâches en cours/terminées/déléguées (onglet « Affichage »).

 

e) Quels sont les différents types d’évènements qu’effectuent votre équipe ?

Les évènements sont les activités qui sont inscrites sur vos agendas.  La plupart du temps il s’agit de rendez-vous client. Voici les principaux types d’évènements que l’on retrouve :

  • R1 (premier rendez-vous client)
  • R2 (deuxième rendez-vous client)
  • Réunion
  • Formation
  • Congés

L’objectif de ce champ est de faciliter la saisie et cela vous permettra également d’effectuer des rapports sur l’activité de votre équipe. (Ex : nombre de R1 par semaine et par commercial).

 

Pour ajouter de nouveaux types d’événements, pour les modifier ou les supprimer :

  • Configuration 
  • Onglet « Agenda »
  • Onglet « Types d’évènements »

A cet endroit, vous pouvez également modifier votre plage horaire ou ajouter des agendas supplémentaires (agenda pour une salle de réunion par exemple).

 

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