1°) Archivage des emails envoyés
Quand vous cliquez sur une adresse e-mail d’un de vos contacts sur la fiche Entreprise, votre logiciel de messagerie (Outlook ou autre) s’ouvre comme d’habitude.
En copie cachée, une adresse e-mail est ajoutée automatiquement, il s’agit de votre adresse e-mail personnelle de dépôt. Tous les messages qui sont envoyés avec en copie cachée cette adresse sont automatiquement archivés dans la fiche contact de votre destinataire dans GRC Contact.
Envoyez votre message. Votre email est bien enregistré.
2°) Archivage des emails reçus
Dans votre logiciel de messagerie (Ex: Outlook), si vous recevez un message important d’un de vos contacts et que vous souhaitez l’archiver dans GRC Contact, il suffit de le transférer à votre adresse e-mail de dépôt (pour connaître votre adresse mail de dépôt, procédure juste en dessous dans le 1er point de “à noter”).
A noter :
- Pour connaître votre adresse email de dépôt : Configurations
, archivage des emails .
(Dans le cas où vous transférez un mail reçu pour pouvoir l’enregistrer. Ou si vous envoyer un message en passant directement par votre boîte de messagerie, il faudra mettre vous même l’adresse en copie cachée)
- Si vous avez plusieurs adresses e-mail de correspondance (Ex : contact@votresociete.com , compta@votresociete.com), en plus de votre adresse principale (en général, celle que vous utilisez pour vous connecter à GRC Contact), vous devez le déclarer à GRC Contact. En effet, par mesure de sécurité, GRC Contact n’archive que les messages en provenance d’une adresse e-mail qu’il connait.
Pour déclarer d’autres adresses de correspondance, allez dans la page “Configuration”, puis cliquez sur le lien “Archivage des e-mails” dans la colonne de gauche.
- Pour qu’un message soit archivé dans GRC Contact, il faut que l’adresse e-mail du destinataire soit présente dans la base de données de GRC Contact (sur une fiche contact). Dans le cas contraire, vous recevrez par e-mail un message d’erreur de GRC Contact pour vous dire qu’il n’a pas trouvé de correspondance dans les contacts.