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Comment importer mes contacts à partir d’un fichier EXCEL ?

1°) Créer votre liste de contacts sous EXCEL
Pour importer vos contacts, vous devez disposer d’un fichier au format .CSV
Vous pouvez utiliser un tableur comme EXCEL afin de générer un tel fichier. Chaque ligne de votre tableau doit correspondre à un contact et les champs d’informations doivent être présents dans des colonnes distinctes :

Nom entreprise Nom Prénom Adresse Ville
SNCF Dupond Pierre 5, rue des Lilas Lyon
SNCF Durand Paul 5, rue des Lilas Lyon
EDF Leroy Estelle 7, rue de la Paix Paris

 

S’il y a plusieurs contacts dans la même entreprise, veuillez répéter plusieurs fois le contact, avec les mêmes informations pour l’entreprise (Même nom d’entreprise, ville, etc.) Vous pouvez télécharger un exemple de fichier .csv en cliquant ici :  Fichier_type1 (2)  (vous avez dans ce fichier un onglet contenant un exemple et un autre onglet avec les contraintes techniques à respecter, ainsi que la description des colonnes).

 

2°) Contraintes à respecter
Des contraintes techniques sont à respecter pour que votre importation soit adéquat :

  • Tous les champs sont facultatifs sauf le nom de l’entreprise et également le nom de la personne si on intègre des données nominatives.
  • Il ne doit pas y avoir de lignes vides dans le fichier.
  • S’il y a plusieurs personnes dans la même entreprise, il faut une ligne pour chaque personne et remettre les informations propres à l’entreprise sur chacune des lignes.
  • Pour importer votre fichier, vous devez enregistrer votre fichier EXCEL au format .CSV (séparateur point-virgule). Si vous êtes sous MAC, il faut choisir l’option “.CSV pour WINDOWS”.

 

Critère de dédoublonnage
Par défaut, la clé de dédoublonnage pour les contacts est constitué du champs « Nom d’entreprise » + « Ville ». Ce qui veut dire que s’il existe deux lignes dans votre fichier ayant la même valeur pour ces deux colonnes, GRC Contact considérera qu’il s’agit de la même entreprise.  Par défaut, si les entreprises de votre fichier .CSV existent déjà dans GRC Contact (même nom d’entreprise et même ville), celles-ci ne seront pas importées à nouveaux.

Si vous souhaitez une autre clé de dédoublonnage, veuillez nous contacter (Ex : « Nom entreprise » + « Code postal », « Numéro SIRET », etc.)

 
3°) Enregistrement au format .CSV
Une fois que votre liste de contact est terminée sous EXCEL, il faut enregistrer votre fichier au format .CSV (« Enregistrer sous », puis choisir le format « .CSV (séparateur point-virgule). » Attention,  Si vous êtes sous MAC, il y a plusieurs formats .CSV. Veillez à sélectionner  l’option “.CSV pour WINDOWS”.

 

4°) Import du fichier CSV dans GRC Contact
Vous pouvez maintenant commencer l’importation.
Dans la rubrique contacts, au-dessus de votre liste à droite, cliquez sur la case importer.
Choisissez votre fichier à importer,
Faites correspondre les colonnes, vous avez importé votre fichier Excel.

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