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Comment personnaliser ma trame de devis ?

Dans quel but : 

Si vous souhaitez changer de couleurs, de police, de mise en page ou encore s’il vous manque certaines informations dans votre trame actuelle.

 

Comment accéder à la modification :

En cliquant sur en haut à droite de votre écran, en sélectionnant l’onglet « Devis » et « modèle de devis ».

 

Le module :

Vous retrouverez dans ce module l’ensemble des documents (sections) qui composent votre devis : la page de garde, le tableau devis et le Mandat SEPA par exemple.

Le tableau se compose de 5 colonnes :

  • Le nom de vos différents documents
  • Le lien qui vous permettra le téléchargement de ceux-ci
  • La date de la dernière mise à jour effectuée sur chaque document
  • La possibilité de changer leur ordre
  • Ainsi que les boutons d’édition et de suppression

Si vous effectuez des modifications sur vos documents, un lien “Historique des versions” apparaît en dessous du tableau. Ce lien vous dirige vers la liste de vos points de restauration.

La sauvegarde n’est effectuée qu’une seule fois par jour, et uniquement en cas de modification du modèle de devis. En conséquence, si vous faites plusieurs modifications dans la même journée, le seul et unique point de restauration disponible pour le jour présent correspondra à la première modification effectuée dans la journée.

 

Le processus :

Pour modifier une section existante :

  • Après avoir téléchargé le document actuel (en cliquant sur le lien de celui-ci, dans la deuxième colonne de votre tableau), vous pouvez effectuer toutes les modifications nécessaires.

 

  • Une fois toutes vos modifications effectuées, enregistrez votre document Word sous le format “.DOCX”. Revenez sur GRC Contact et cliquez soit sur le « nom de la section » de votre document, soit sur , pour pouvoir télécharger votre nouveau document modifié.

La fenêtre ci-dessous apparaîtra. Ici, vous pouvez modifier le nom du document, et choisir le nouveau que vous avez modifié. Une fois vos modifications effectuées,  enregistrez. Vous trouverez donc une nouvelle date de dernière mise à jour.

 

Pour ajouter une nouvelle section :

  • Si vous souhaitez par exemple, ajouter une nouvelle page de garde ou autre, cliquez sur « ajouter une section » en bas du tableau
  • Entrez un « Nom de section »,
  • Téléchargez votre fichier « .DOCX »
  • Cette nouvelle section apparaitra donc dans votre liste.

Pour la modification, ou la création d’un document que vous intégrerez dans votre trame, vous trouverez ci-dessous le tableau des variables que vous pourrez utiliser. Une fois intégré dans votre document, ces variables permettront au logiciel de récupérer automatiquement les informations dans votre base de données.

 

Emetteur du devis

Variables Description
$username$ Nom complet de l’utilisateur qui a créé le devis
$firstnameUser$ Prénom de l’utilisateur qui a créé le devis
$lastnameUser$ Nom de l’utilisateur qui a créé le devis
$issuerEmail$ Email de l’utilisateur qui a créé le devis
$phone$ Téléphone de l’utilisateur qui a créé le devis
$responsable$ Nom de l’utilisateur responsable de l’affaire
$responsablePhone$ Numéro de téléphone du responsable de l’affaire
$responsableMail$ E-mail du responsable de l’affaire
$issuerName$ Nom du compte de l’expéditeur du devis (Ma société)
$issuerAddress$ Adresse complète de l’expéditeur du devis (adresse, adresse 2, CP, Ville, Pays)
$responsableAddr1$ Adresse ligne 1 de l’expéditeur du devis (Ma société)
$responsableAddr2$ Adresse ligne 2 de l’expéditeur du devis (Ma société)
$responsablePostalcode$ Code postal de l’expéditeur du devis (Ma société)
$responsableCity$ Ville de l’expéditeur du devis (Ma société)

Destinataire du devis

Variables Description
$companyName$ Nom de la société cliente
$companyLogo$ Logo de la société cliente
$companyNumber$ Code client (optionnel)
$companyPhone$ Téléphone de la société cliente
$address$ Adresse entière de la société cliente (adresse, adresse 2, CP, Ville, Pays)
$addressLine1$ Adresse ligne 1 de la société cliente
$addressLine2$ Adresse ligne 2 de la société cliente
$addressPostalCode$ Code postal de la société cliente
$addressCity$ Ville de la société cliente
$addressCountry$ Pays de la société cliente
$attention$ Texte à afficher si un contact est sélectionné dans l’affaire (« A l’attention de »)
$contactName$ Nom du contact dans la société cliente
$contactEmail$ Email du contact client
$contactPhone$ Téléphone du contact client
$contactMobile$ Téléphone portable du client
$contactCivility$ Civilité du contact dans la société cliente
$companyState$ Etat de l’entreprise cliente



Informations sur le devis

Variables Description
$dealName$ Nom de l’affaire
$quotationNumber$ Numéro du devis
$quotationName$ Nom du devis
$quotationDate$ Date de l’édition du devis
$quotationCreatedDate$ Date de création du devis
$quotationValidityDeadline$ Date de limite de validité du devis
$quotationCurrency$ Symbole de la devise utilisée pour le devis
$amount$ Montant total TTC du devis
$commercialTerms$ Conditions commerciales du devis
$subAmount$ Base HT
$discountAmount$ Remise  
$taxFreeAmountGeneral$ Total net HT
$taxAmount$  Montant TVA 
 $totalAmount$ Total TTC


Lignes de produits dans le devis

 

Variables Description
$lineNumInternal$ Référence interne
$lineNumCustomer$ Référence cliente
$lineName$ Libellé d’une ligne produit
$URL$ Lien URL du produit
$lineTax$ Taux de TVA du produit
$lineDiscount$ Libellé d’une remise de ligne produit
$lineDiscountNotIncluded$ Libellé d’une remise de ligne de produit quand le montant de celui-ci n’inclus pas la remise
$lineDiscountValue$ Valeur de la remise en HT
$lineQuantity$ Quantité d’une ligne produit
$lineUnitPrice$ Prix unitaire d’une ligne produit
$lineDiscountedUnitPrice$ Prix net unitaire (remisé)
$lineDescription$ Description d’une ligne produit
$lineAmount$ Montant de la ligne HT
$lineAmountTaxes$ Montant de la ligne TTC
$lineAmountWithoutDiscount$ Montant de la ligne HT sans remise (lineUnitPrice * lineQuantity)

Rubrique du devis (optionnel, seulement si vous avez créé des rubriques)

Variables Description
$segmentName$ Nom d’une rubrique de devis
$segmentDescription$ Description d’une rubrique de devis
$segmentDiscount$ Libellé de la ligne “remise” en dessous de la ligne de rubrique
$segmentAmount$ Montant total de la rubrique
$segmentNameSum$ Nom de la rubrique pour le tableau de bon de commande
$segmentAmountSum$ Montant de la rubrique pour le tableau de bon de commande

 

 

N’hésitez pas à nous contacter pour tout complément d’informations.

 

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