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Documentation générale

Gestion des contacts

Comment créer une fiche contact entreprise ?

Cliquez sur Contacts, dans le menu bleu en haut,
Saisissez le nom de l’entreprise dans le champs « Nom nouvelle entreprise » à gauche,
Cliquez en dessous sur le bouton « Créer une entreprise »
 

 

Grâce à un détecteur de doublons, vous serez averti si l’entreprise que vous souhaitez ajouter existe déjà dans la base.
Il ne vous reste qu’à remplir le formulaire de coordonnées et d’informations de l’entreprise, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment créer des contacts au sein de l’entreprise ?

Lorsque vous êtes sur votre fiche entreprise, vous pouvez remarquer 4 blocs : entreprise / contacts / tâches / historique
Dans la partie contacts, cliquez sur le bouton « Ajouter un contact»

Remplissez le formulaire, cliquez sur  Enregistrer, vous avez ajouté un contact.

Comment modifier ou supprimer une fiche entreprise ?

Pour modifier/supprimer une fiche entreprise :
Sélectionnez la fiche que vous souhaitez modifier ou supprimer,
Cliquez en haut à droite sur modifier ou supprimer,
N’oubliez pas d’enregistrer (en cas de modification).

Comment modifier ou supprimer un contact au sein de l’entreprise ?

Dans la partie Contacts de la fiche entreprise, à droite de votre contact vous pourrez remarquer les icônes envoyer message  / éditer   /supprimer  

Modifiez ou supprimez, enregistrez.

Comment importer mes contacts à partir d’un fichier EXCEL ?

1°) Créer votre liste de contacts sous EXCEL
Pour importer vos contacts, vous devez disposer d’un fichier au format .CSV
Vous pouvez utiliser un tableur comme EXCEL afin de générer un tel fichier. Chaque ligne de votre tableau doit correspondre à un contact et les champs d’informations doivent être présents dans des colonnes distinctes :

Nom entreprise Nom Prénom Adresse Ville
SNCF Dupond Pierre 5, rue des Lilas Lyon
SNCF Durand Paul 5, rue des Lilas Lyon
EDF Leroy Estelle 7, rue de la Paix Paris

 

S’il y a plusieurs contacts dans la même entreprise, veuillez répéter plusieurs fois le contact, avec les mêmes informations pour l’entreprise (Même nom d’entreprise, ville, etc.) Vous pouvez télécharger un exemple de fichier .csv en cliquant ici :  Fichier_type1 (2)  (vous avez dans ce fichier un onglet contenant un exemple et un autre onglet avec les contraintes techniques à respecter, ainsi que la description des colonnes).

 

2°) Contraintes à respecter
Des contraintes techniques sont à respecter pour que votre importation soit adéquat :

  • Tous les champs sont facultatifs sauf le nom de l’entreprise et également le nom de la personne si on intègre des données nominatives.
  • Il ne doit pas y avoir de lignes vides dans le fichier.
  • S’il y a plusieurs personnes dans la même entreprise, il faut une ligne pour chaque personne et remettre les informations propres à l’entreprise sur chacune des lignes.
  • Pour importer votre fichier, vous devez enregistrer votre fichier EXCEL au format .CSV (séparateur point-virgule). Si vous êtes sous MAC, il faut choisir l’option “.CSV pour WINDOWS”.

 

Critère de dédoublonnage
Par défaut, la clé de dédoublonnage pour les contacts est constitué du champs « Nom d’entreprise » + « Ville ». Ce qui veut dire que s’il existe deux lignes dans votre fichier ayant la même valeur pour ces deux colonnes, GRC Contact considérera qu’il s’agit de la même entreprise.  Par défaut, si les entreprises de votre fichier .CSV existent déjà dans GRC Contact (même nom d’entreprise et même ville), celles-ci ne seront pas importées à nouveaux.

Si vous souhaitez une autre clé de dédoublonnage, veuillez nous contacter (Ex : « Nom entreprise » + « Code postal », « Numéro SIRET », etc.)

 
3°) Enregistrement au format .CSV
Une fois que votre liste de contact est terminée sous EXCEL, il faut enregistrer votre fichier au format .CSV (« Enregistrer sous », puis choisir le format « .CSV (séparateur point-virgule). » Attention,  Si vous êtes sous MAC, il y a plusieurs formats .CSV. Veillez à sélectionner  l’option “.CSV pour WINDOWS”.

 

4°) Import du fichier CSV dans GRC Contact
Vous pouvez maintenant commencer l’importation.
Dans la rubrique contacts, au-dessus de votre liste à droite, cliquez sur la case importer.
Choisissez votre fichier à importer,
Faites correspondre les colonnes, vous avez importé votre fichier Excel.

Comment changer l’affectation des contacts à un autre commercial ?

Cette procédure est conçue pour le changement d’affectation de plusieurs contacts en même temps. Dans le cas où le changement d’affectation concerne un seul contact, la procédure s’effectue directement sur la fiche du contact, via le champs “Suivi par”.

  • Dans un premier temps, il vous faut effectuer une recherche avancée en y sélectionnant : Suivi par « le commercial en question ».

Avant de valider votre requête, mettez dans les colonnes à afficher : nom + ville (qui sont des champs de dédoublonnage afin de mettre à jour les informations de la bonne société. Attention, la clé de dédoublonnage peut être autre chose si vous nous avez demandé le changement précédemment, ex : code client, Siret etc.).

 

  • Une fois cela fait, cliquez sur « Rechercher ». Vous pouvez désormais exporter votre fichier Excel.

 

  • Dans le fichier Excel ajoutez la colonne « Nom utilisateur » et y mettre l’adresse mail du commercial qui doit récupérer les contacts (et qui est l’adresse mail de son identifiant GRC Contact).

 

  • Retournez ensuite dans GRC Contact, rubrique « Contacts », et cliquez sur « Importer ».

 

  • Y joindre le fichier + cliquer sur “Met à jour les entreprises déjà existant(e)s dans GRC Contact”

 

  • Faire correspondre les colonnes nom + ville + email utilisateur

 

  • Validez en cliquant sur « Suivant ».

Si vous désirez que cette prestation soit effectuée par l’équipe GRC Contact, contactez le numéro suivant : +33 (0)4 42 29 77 94

 

Comment exporter mes contacts sous EXCEL ?

Dans contacts, au-dessus de votre liste à droite, cliquez sur la case exporter.


Vous avez créé un fichier EXCEL de tous vos contacts.

Pour exporter qu’une partie de vos contacts, effectuer le filtre avant, grâce à la recherche avancée (la loupe avec le +, vous permets de faire une recherche avancée, en définissant vos critères).

Comment rechercher un contact ?

Vous disposez d’un moteur de recherche qui vous permet de rechercher des contacts par nom d’entreprise, nom / prénom de contact, e-mail ou numéro de téléphone. La barre de recherche se situe en haut à gauche de l’écran, juste en dessous de la barre de menu bleue.


Veuillez noter votre recherche, puis appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur l’icône avec la loupe, et le résultat de votre recherche apparaîtra.

En cliquant sur l’icône représentant une loupe avec le symbole « + », vous accédez à la « recherche avancée ». Celle-ci vous permet de faire une recherche étendue en croisant plusieurs critères.

Vous pouvez par exemple choisir le filtre « Client » dans le « Groupe ». Ceci vous permettra d’accéder uniquement à vos clients, et non aux autres groupes (client potentiel, prospect etc.).

Vous pouvez également croiser le critère Clients avec « Rendez-vous réalisé » dans « Etat ». Avec cela, vous aurez en résultat, tous vos clients dont l’affaire est conclue.

Ainsi, vous pouvez choisir autant de filtres que vous le désirez. Vous avez aussi la possibilité d‘enregistrer votre recherche avancée afin de la retrouver plus facilement les fois prochaines.

Pour cela, cliquez sur « Enregistrer » en haut à droite de votre écran.

Tapez le nom que vous voulez attribuer à cette recherche avancée

Cliquez sur « Ok ». Vous aurez ensuite votre recherche avancée avec vos clients dont les affaires sont conclues enregistrée sous la barre de menu bleue. Vous n’aurez plus qu’à cliquer dessus pour y accéder !

Gestion des tâches

A quoi servent les tâches ?

Dans GRC Contact, les activités des personnes sont classées en deux catégories :

  • Les tâches

Les tâches sont des actions que l’on peut programmer dans le temps, mais qui ne sont pas impérativement à exécuter à une heure et une date précise. Exemples :
– Relance téléphonique (vous pouvez noter de relancer un prospect à une date donnée, mais le jour précis ou l’heure est donnée à titre indicatif)
– Envoyer ou rédiger un devis
– Préparer une commande
– Rédiger un compte rendu de réunion, etc.

GRC Contact permet d’améliorer votre organisation en établissant des listes de tâches par ordre de priorité et de les affecter à un client et un utilisateur. De plus, elles permettent d’avoir un historique des actions effectuées pour chaque client. En effet, le logiciel garde en mémoire la liste des tâches, une fois celle-ci terminées.

  • Les évènements

Les évènements sont des activités que vous devez mettre sur un agenda et qui doivent impérativement être exécutées à une date et une heure précise. Exemples :
– Rendez vous client
– Réunion d’entreprise
– Formation

Comment créer une nouvelle tâche depuis la fiche entreprise ?

Dans la 3ème partie de la fiche entreprise, vous avez la partie “Tâches à faire“.


Cliquez sur Ajouter une tâche,
Remplissez le formulaire et enregistrez.
On peut aussi en créer une en passant directement par l’onglet tâches du menu bleu en haut.

Comment joindre un document relatif à une tâche ?

Si vous passez par la fiche contact pour enregistrer une nouvelle tâche, il suffit de l’enregistrer puis de cliquer sur le trombone pour y joindre un document. Une fois le document enregistré, il apparaît dans votre tâche, si vous cliquez dessus, ou passez par le trombone.


 

Si vous passez par la liste des tâches générales pour enregistrer une nouvelle tâche, il suffit la créer puis de cliquer sur « enregistrer et joindre un doc ».

 

 

Comment gérer ma liste de tâches au quotidien ?

Sur le menu « Tâches » qui se situe dans la barre bleue en haut de votre logiciel, vous avez sous les yeux, toutes vos tâches en cours ou terminées.

  • Pour modifier votre tâche :

En bout de ligne de la tâche, colonne actions, cliquez sur l’icône modifier 
Modifiez vos informations,
Cliquez sur enregistrer  en bas à gauche.

 

  • Pour indiquer que votre tâche est terminée :

Cliquez sur l’icône   située dans la colonne actions, votre tâche est terminée.

 

  • Pour supprimer votre tâche :

Cliquez sur l’icône   située dans la colonne actions, votre tâche est supprimée.

 

  • Pour changer la priorité de votre tâche :

Cliquez sur l’icône « flèche » située dans la colonne priorité pour (flèche -)  baisser ou (flèche +)   augmenter le caractère prioritaire de votre tâche par rapport aux autres.

 

  • Pour visualiser vos tâches terminées :

Cliquez sur l’onglet « Terminées » en haut et à droite de celui « En Cours », vous accédez à toutes vos tâches terminées.
Pour remettre la tâche « à faire », cliquez sur  .

 

  • Pour accéder directement à la fiche entreprise liée à vote tâche:

Cliquez sur le nom de l’entreprise situé à droite de l’icône   dans la colonne « Entreprise » .
A Noter : Vous avez la possibilité de filtrer vos tâches, en cliquant dans la colonne de gauche sur « filtrer les tâches ».

Si vous souhaitez ajouter dans votre tableau, des colonnes qui correspondent à d’autres champs de la tâche, allez dans vos paramètres en haut à droite dans la barre de menu.
Une fois dans vos paramétrages, cliquez sur l’onglet « Tâches » , puis « Affichage« .

Ici, vous pouvez choisir les colonnes supplémentaires à afficher dans votre liste de tâches.

Comment faire du reporting sur mes tâches ?

Il est possible de faire du reporting sur les tâches terminées grâces aux filtres mis en place.

Le menu déroulant « Echéances » permet de filtrer les tâches en fonction de leur échéance (en retard, aujourd’hui, demain, cette semaine, dans les 8, 15 ou 30 jours). Filtrable aussi par type de tâches, par priorités, et par responsables. Utile pour suivre l’activité des utilisateurs de GRC Contact comme par exemple savoir combien ils ont fait d’appels, de relances, etc.

Gestion des affaires

A quoi sert l’onglet affaires ?

Cet onglet permet de visualiser toutes les affaires en cours, conclues ou perdues.
Toutes les informations y sont disponibles :
  • le nom de l’affaire et de l’entreprise concernée,
  • la date de création et de clôture,
  • l’étape actuelle,
  • le montant, 
  • la probabilité de vente,
  • et le responsable en charge de l’affaire
Un filtre est mis à votre disposition à gauche pour consulter qu’une partie des affaires qui vous intéresse.
Vous pouvez aussi trier par ordre (alphabétique, croissant/décroissant) en cliquant sur le titre de la colonne, vous choisissez la flèche haut ou bas.

Comment créer ou modifier une affaire ?

Dans l’onglet « affaires », cliquez sur créer une affaire,
Remplissez le formulaire, Enregistrez.
Vous avez créé une nouvelle affaire.

Pour la modifier, cliquez sur celle-ci, Modifiez, Enregistrez.

Vous pouvez aussi passer directement par la fiche entreprise, pour créer ou modifier une affaire :

Comment joindre des documents aux affaires ?

Lors de la création de votre affaire, vous avez la possibilité de “l’enregistrer” ou de “l’enregistrer & joindre un doc”.

Cliquez sur “parcourir” ou faire un “glisser-déposer” pour joindre le document, puis cliquez sur “enregistrer”.

Une fois le document enregistré, il est disponible dans un second onglet “documents joints”.

Comment exporter mes affaires ?

Vous avez la possibilité d’exporter vos affaires en cliquant sur “exporter”.

Vous pouvez ensuite choisir la période.


Votre fichier Excel est ensuite généré.

Par défaut, seuls les champs de l’affaire sont présents. Nous pouvons ajouter des champs présents dans la fiche contact entreprise. Nous contacter pour ce paramétrage.

Rapports d'activités

A quoi correspond l’onglet rapports ?

Les rapports d’activités sont l’ensemble des résultats réalisés suite aux affaires enregistrées. Ils vous permettent l’étude approfondie de :
  • votre chiffre d’affaires et sa répartition,
  • des origines de vos ventes,
  • des résultats selon vos produits,
  • votre taux de transformation client,
  • l’évolution de votre marge commerciale,
  • l’origine des vos leads.


Un outil indispensable pour améliorer votre activité.

Comment consulter mes rapports d’activités ?

Pour  consulter vos rapports d’activités, cliquez sur l’onglet « rapports » et choisissez ce qui vous intéresse.

Gestion de l'agenda

Comment créer ou modifier un évènement ?

Sélectionnez une plage horaire en cliquant sur l’agenda à l’heure de début de votre rendez-vous, puis laissez le bouton appuyé et dessinez la plage horaire à l’écran en déplaçant la souris vers le bas.
Une fois que vous avez défini la date et l’heure de fin, relâchez le bouton de la souris.


Une fenêtre s’ouvre, remplissez le formulaire, puis validez pour enregistrer.
Vous avez créé un événement sur votre agenda.


Une 2ème technique s’offre à vous :
Vous pouvez aussi cliquer sur nouvel évènement à gauche, remplissez le formulaire, enregistrez.

Par celle-ci vous aurez accès à plus de champs, notamment la description si vous voulez ajouter des commentaires à votre événement.

Pour modifier un événement, cliquez sur celui-ci, puis sur modifier, modifiez et enregistrez.

Comment voir les agendas d’une ou plusieurs personnes ?

Dans la colonne de gauche, vous pouvez cocher/décocher pour voir apparaître les agendas de la/des personnes de votre choix.

Vous remarquerez que chaque personne à une couleur différente.

A noter : Vous pouvez ajouter des agendas supplémentaires correspondant à des ressources de l’entreprise. Exemples: un véhicule, une salle de réunion. (Pour cela allez dans paramètres, configuration, agendas, agendas supplémentaires, ajouter un agenda supplémentaire)

Comment changer l’affichage de mon agenda ?

Cliquez sur l’onglet agenda,
En haut à droite de celui-ci, vous avez le choix entre l’affichage jours/semaines/mois.

Consultation de mon agenda GRC Contact depuis un autre agenda

Comment connaître mon URL ICS/ICAL ?

Votre lien ICS se trouve dans « Paramètres », Configuration « Agenda », puis dans l’onglet lien ICS/ICAL.

Quelle est la procédure à suivre pour enregistrer mon agenda GRC Contact dans mon agenda ?

Pour synchroniser un agenda avec votre téléphone, il faut cliquer sur votre lien ICS/ICAL depuis votre téléphone (vous pouvez copier/coller le lien et vous l’envoyer par email sur votre téléphone mobile, puis cliquer dessus).

Pour synchroniser un agenda utilisé sur le PC, il ne faudra pas cliquer mais passer par « ajouter un nouvel agenda avec abonnement ». Exemple: Voici la procédure à suivre pour Outlook 2013 :

Procédure pour Outlook

(Pour d’autres procédures, nous contacter si besoin)

Est-ce que je peux consulter mon agenda GRC Contact via un autre agenda ?

Grâce à la technologie ICS/ICAL, vous pouvez consulter votre agenda GRC Contact depuis quasiment tous les agendas existants.

Seule la consultation est possible, vous ne pouvez ni modifier ni supprimer vos évènements GRC Contact.

Synchronisation de mon agenda GRC Contact sur Smartphone/Tablette/Mac

Qu’est-ce que GRC Synchro ?

Le module « GRC Synchro » vous permettra de consulter, de modifier ou de créer tous vos évènements directement dans votre calendrier Smartphone ou Tablette.
Il vous fera donc gagner un temps précieux, vous ne serez plus obligé de vous connecter sur votre logiciel GRC Contact pour gérer vos rendez-vous !

Comment activer le module GRC Synchro ?

Pour activer GRC Synchro, il est nécessaire d’avoir souscrit cette option lors de votre abonnement, celle-ci n’étant pas activée par défaut.
Pour l’ajouter ou pour tout renseignement complémentaire, veuillez nous contacter soit par téléphone au 04 42 29 77 94, soit par mail : support@grc-contact.com

Comment paramétrer/utiliser la synchronisation sur mon agenda Mac ?

Voici une documentation complète : Guide utilisation GRC Synchro mac

Comment paramétrer/utiliser la synchronisation de mon agenda sous Androïd ?

Voici une documentation complète :   Guide d’utilisation GRC Synchro Androïd

Comment paramétrer/utiliser la synchronisation sur mon agenda IPhone/IPad ?

Voici une documentation complète : Guide utilisation GRC Synchro Agenda et Tâches

Gestion du suivi client

Comment gérer les observations ou notes pour le suivi client ?

Dans votre fiche entreprise, tout en bas, vous avez la partie historique/ commentaires.

Vous pourrez y noter, tous les commentaires que vous souhaitez, ce qui permet d’avoir un historique de votre relation avec l’entreprise.
Cliquez sur ajouter,
La date d’aujourd’hui s’affiche automatiquement, ainsi que votre trigramme (1ère lettre de votre prénom + 2 premières lettres de votre nom). Tout cela peut être modifié.
Ajoutez vos observations et notes utiles pour le suivi client,
Cliquez sur enregistrer en dessous à gauche.
Vous avez créé ou ajouté un nouveau commentaire de suivi client.

Gestion des documents

Comment conserver des documents ?

Vous avez la possibilité d’associer des documents relatifs aux entreprises, aux tâches et aux affaires (fichier Excel, document Word, PDF, images etc.)

  • Document relatif aux entreprises :

 

  • Document relatif aux tâches :

 

  • Document relatif aux affaires :

Gestion des emails de correspondance

Comment créer/utiliser des modèles de message ?

Vous avez la possibilité de créer des modèles de « message type », personnalisés en fonction de votre interlocuteur.

Pour créer un modèle de message, cliquez sur l’icône « Configuration » . Ensuite, cliquez sur « Modèles de messages » dans la colonne de gauche. Vous pouvez ensuite créer autant de modèles que vous le souhaitez.

Ces modèles peuvent contenir des variables de personnalisation comme le nom de votre interlocuteur, le nom de son entreprise, sa civilité, la date du prochain rendez-vous, etc.

Une fois le modèle créé, vous pouvez déclencher l’envoi d’un message depuis la fiche Entreprise, en cliquant sur l’icône représentant une enveloppe, située au bout de la ligne correspondant au contact à qui vous souhaitez envoyer votre message.

Une fenêtre va s’ouvrir, vous demandant de sélectionner un modèle de message dans un menu déroulant. Vous pouvez ensuite copier / coller le message et cliquer sur « Messagerie » pour ouvrir votre logiciel de messagerie, coller le message type et l’envoyer (l’adresse e-mail,la copie cachée et le sujet du message seront automatiquement remplis).

Est-il possible d’archiver mes emails dans mon logiciel GRC Contact ?

Oui, il est possible de conserver tous vos emails de contact avec l’entreprise .

Ainsi, votre fiche entreprise est la plus complète possible. Tout y est enregistré.

L’ensemble des échanges par e-mails est visible sur l’onglet « e-mail » de la fiche entreprise, au niveau de la partie « Tâches ».

Comment archiver mes emails envoyés/reçus ?

1°) Archivage des emails envoyés

Quand vous cliquez sur une adresse e-mail d’un de vos contacts sur la fiche Entreprise, votre logiciel de messagerie (Outlook ou autre) s’ouvre comme d’habitude.

En copie cachée, une adresse e-mail est ajoutée automatiquement, il s’agit de votre adresse e-mail personnelle de dépôt. Tous les messages qui sont envoyés avec en copie cachée cette adresse sont automatiquement archivés dans la fiche contact de votre destinataire dans GRC Contact.

 

Envoyez votre message. Votre email est bien enregistré.

2°) Archivage des emails reçus

Dans votre logiciel de messagerie (Ex: Outlook), si vous recevez un message important d’un de vos contacts et que vous souhaitez l’archiver dans GRC Contact, il suffit de le transférer à votre adresse e-mail de dépôt (pour connaître votre adresse mail de dépôt, procédure juste en dessous dans le 1er point de “à noter”).

A noter :

  • Pour connaître votre adresse email de dépôt : Configurations roue , archivage des emails .

mail depot

(Dans le cas où vous transférez un mail reçu pour pouvoir l’enregistrer. Ou si vous envoyer un message en passant directement par votre boîte de messagerie, il faudra mettre vous même l’adresse en copie cachée)

  • Si vous avez plusieurs adresses e-mail de correspondance (Ex : contact@votresociete.com , compta@votresociete.com), en plus de votre adresse principale (en général, celle que vous utilisez pour vous connecter à GRC Contact), vous devez le déclarer à GRC Contact. En effet, par mesure de sécurité, GRC Contact n’archive que les messages en provenance d’une adresse e-mail qu’il connait.
    Pour déclarer d’autres adresses de correspondance, allez dans la page “Configuration” roue, puis cliquez sur le lien “Archivage des e-mails” dans la colonne de gauche.

ajouter email

  • Pour qu’un message soit archivé dans GRC Contact, il faut que l’adresse e-mail du destinataire soit présente dans la base de données de GRC Contact (sur une fiche contact). Dans le cas contraire, vous recevrez par e-mail un message d’erreur de GRC Contact pour vous dire qu’il n’a pas trouvé de correspondance dans les contacts.

Gestion des campagnes emailing/newsletters

Paramétrage des campagnes

Pour configurer vos campagnes, cliquez sur l’icône « Configuration » . Cliquez ensuite sur l’onglet « Campagnes » qui se situe dans le menu «Configuration » à gauche. Ici, vous pouvez entrer vos valeurs par défaut comme le nom de vos campagnes, de l’expéditeur, son email, ainsi que l’entreprise qui recevra les messages de test personnalisés. Pour l’entreprise, cela nécessite de créer votre entreprise dans GRC Contact.

Une fois ces données entrées, enregistrez.

Cela vous évitera d’entrer toutes ces informations lors de vos créations de campagnes, car elles seront ajoutées automatiquement.

Ce paramétrage vous permet également de pouvoir vous envoyer des messages de tests personnalisés.

Comment créer une campagne emailing ?

Voici un tutoriel vidéo complet sur la création de vos campagnes emailing : Tutoriel vidéo Emailing

Comment insérer des images ?

L’insertion d’images  s’effectue lors de votre 3ème étape de la création de votre campagne.

Cliquez sur l’onglet « Images/Docs », puis choisissez votre image à importer, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Une fois votre image importée, retournez dans le corps de votre message, puis cliquez sur l’icône « Insérer/modifier une image ».

Une fenêtre apparaîtra, choisissez ensuite votre image importée, qui se trouvera dans le menu déroulant « Images ». Vous pouvez, modifier les dimensions, la description de l’image etc.

Cliquez ensuite sur « Ok ».

Comment insérer un document ?

L’insertion de documents s’effectue lors de votre 3ème étape de la création de votre campagne.

Cliquez sur l’onglet « Images/Docs », puis choisissez votre document à importer, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Vous ne pouvez pas insérer de document Word dans une campagne de mail. Les seuls formats de fichier acceptés sont : PDF, JPG, PNG, GIF.

Une fois votre document importé, retournez dans le corps de votre message, puis cliquez sur l’icône « Insérer/modifier un lien ».

Une fenêtre apparaîtra, choisissez ensuite votre document importé, qui se trouvera dans le menu déroulant « Documents ». Vous pouvez choisir d’ouvrir ce document dans la même fenêtre ou bien de l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre, modifier le texte à afficher, l’URL etc.

Cliquez ensuite sur « Ok ».

Vous ne pouvez pas mettre de pièce jointe, car à partir d’un certain nombre de destinataires, cela nuit à la délivrabilité de vos campagnes. A la place, vous pouvez donc insérer un lien qui pointe vers votre document téléchargeable.

 

 

Comment retrouver l’historique des campagnes d’une entreprise ?

Afin de voir si tel ou tel contact a été concerné par une campagne précise, il vous suffit d’aller sur la fiche entreprise du contact en question. Une fois sur la fiche entreprise de votre contact, dans le « Menu entreprise » de gauche vous trouverez l’onglet « Campagnes ».

Ici, sont affichées toutes les campagnes qui concernent ce contact.

Comment fonctionnent les messages de tests ?

Une fois votre message conçu, et avant d’envoyer votre campagne, vous pouvez vous envoyer des messages de tests. Ceux-ci permettent de visualiser le rendu final de vos mails.

Vous avez deux possibilités pour ces messages de tests.

  • Message de test basique

Ici, entrez l’adresse mail sur laquelle vous voulez recevoir votre message de test.

  • Message de test personnalisé

Cet onglet est réservé aux mails qui contiennent des variables telles que « %company% », « %lastname% » etc.

Grâce aux messages de tests personnalisés, le mail test que vous recevez, contiendra donc les variables personnalisées, ou les informations de votre société. Par exemple, %company% sera remplacé par “APPLE” (le nom de la société).

Choisissez donc parmi les adresses proposées, celle sur laquelle vous voulez recevoir votre mail personnalisé, afin de le visualiser avant votre envoi définitif.

PS : Consultez l’onglet ci-dessus « Paramètre des campagnes » dans la Documentation si ce message d’erreur apparaît « Pour pouvoir accéder au message de test personnalisé, veuillez sélectionner une entreprise par défaut dans les paramètres des campagnes »,

Une fois l’adresse de destination choisie pour le message de test basique, ou personnalisé, cliquez sur « Envoyer le message de test ». Vous recevrez ce message quelques instants plus tard. Vous pouvez répéter cette action autant de fois que vous le voulez, jusqu’à ce que votre mail soit parfait et prêt à l’envoi.

Je ne reçois pas mes messages de tests

Les messages de tests mettent plus de temps à arriver qu’un mail normal. Ne vous inquiétez donc pas si celui-ci met quelques minutes avant d’arriver.

Ensuite, pensez à vérifier vos SPAM. Au début, il est normal que vos messages de tests arrivent dans vos SPAM.  Il vous suffit juste de déplacer manuellement votre mail de la boîte de SPAM vers votre boîte de réception.

Sachez que les messages de tests ne sont pas significatifs de la délivrabilité de la campagne lorsqu’elle sera envoyée.

En revanche, si sur l’envoie d’une campagne de 200 personnes, les statistiques vous présentent 0 ouvreur, il se peut qu’il y ai un problème de délivrabilité de vos mails.

 

 

 

 

Qu’est-ce qu’un lien de secours et dans quel cas l’utiliser ?

Un lien de secours, soit « Si vous ne visualisez pas correctement ce message, cliquez ici » est un lien qui s’ajoute en haut de votre corps de mail. Il garantit un bon affichage de votre message, quel que soit votre outil de messagerie. Cette connexion indépendante de la première, vous offre une disponibilité à 100% d’accès à votre message.

Ce lien vers la page miroir n’est pas inséré automatiquement, il doit l’être manuellement, contrairement au lien de désinscription en bas de vos mails.

Il doit être inséré dans vos campagnes de la manière suivante :

Pour avoir le lien que vous voulez, il faut utiliser la variable de fusion %lien_secours% dans votre message.

Voici un exemple de code HTML que vous pouvez intégrer tout en haut de votre e-mailing :

<center>
<font face=”verdana” size=”2″><a href=”%lien_secours%”>Voir la newsletter dans le navigateur</a></font>
</center>

Le lien miroir est facultatif. Il ne devra être inséré que si vous rencontrez un problème technique qui empêche de voir votre message dans sa globalité. Par exemple, insérez un lien de secours quand :

  • Votre mise en page est complexe
  • Des images sont utilisées dans votre corps de mail, certaines personnes ne savent pas les débloquer
  • Vous identifiez des risques de bogues : Outlook qui interprète mal le code HTML complexe

Si votre emailing est textuel, il n’y a pas de grand intérêt à insérer un lien vers une page miroir car le message s’affichera bien.

 

Comment retrouver les cliqueurs/ouvreurs pour les relancer ?

Une fois votre campagne de mail envoyée, pour retrouver les personnes qui ont cliqué, qui ont ouvert etc., il vous suffit de faire une recherche avancée.

Sélectionnez la campagne à analyser, grâce au filtre « Campagne ».

Choisissez ensuite le statut voulu, «Cliqué», « Désinscrit », « Ouvert » etc.

Vous pouvez ajouter autant de filtres que vous voulez : « Groupe », « Etat », « Suivi par » etc. Par exemple vous pouvez choisir de voir uniquement les clients qui ont cliqué sur telle ou telle campagne.

Cliquez sur « Rechercher », et apparaîtra toutes les personnes qui ont cliqué, qui se sont désinscrites etc. afin de pouvoir les relancer beaucoup plus facilement.

Les statistiques

Une fois votre campagne envoyée, vous pouvez accéder à la 6ème étape : les statistiques.

  • Concernant le taux ouverture, votre objectif doit être de frôler les 100%. Ce taux varie en fonction de votre secteur d’activité, mais considérez que votre taux est bas s’il est sous les 10% ; moyen s’il est entre 10% et 20% ; haut s’il dépasse les 20%.

Lorsque le taux ouverture est mauvais, il faut au moins revoir l’objet du message (revoir la formulation. Ex : Un taux d’ouverture faible peut être lié a un objet de message qui n’est pas assez accrocheur, qui ne suscite pas l’intérêt de vos destinataires. Essayez différents objets de message jusqu’à trouver celui qui génère le plus d’ouvertures.)

Les messages de type texte ne peuvent pas être comptabilisés, et le taux d’ouverture est minoré. En effet, cet indicateur ne peut être calculé que sur des emails au format HTML qui comportent une image, qu’elle soit visible ou non, et/ou au moins un lien. Donc, si le destinataire refuse d’afficher les images de l’email, son ouverture ne sera comptabilisée que s’il clique sur un lien.

 

  • Le taux de clic mesure l’efficacité de votre message. Si votre message incite au clic grâce à des « Call to action », soit des appels à l’action qui sont facilement identifiables, vous aurez un taux de clic satisfaisant. Si ce taux est inférieur à 3% c’est que votre message manque peut-être d’efficacité. Le taux moyen est entre 3% et 7% ; et si votre taux dépasse les 7%, votre message a été très efficace.

 

  • Le taux de réactivité. S’il est mauvais (ouvert mais pas cliqué), soit en dessous de 10%, cela veut dire que le mail ne les a pas intéressé. Au-dessus de 20%, la réactivité est très bonne, votre mail les a intéressés.

 

  • Votre taux de désinscription ne doit pas dépasser 1%. En effet, la moyenne est entre 0.2% et 1%. Si votre taux dépasse les 1%, il faudra penser à retravailler vos emails, votre sujet etc. En revanche, en dessous de 0.2% c’est parfait ! Votre liste de destinataires est bonne, et le sujet les intéresse.

 

  • NPAI signifie les adresses mails incorrectes présentes dans votre fichier. Plus votre taux de NPAI est faible, mieux c’est. Au-delà de 5% de NPAI, votre fichier rencontre un problème. Celui-ci n’est surement pas à jour ou trop ancien. C’est sans doute que votre fichier n’est pas à jour ou qu’il date un peu. Une campagne avec beaucoup de NPAI nuit à la délivrabilité de vos messages (ils peuvent arriver dans la boite des courriers indésirables). Heureusement, la solution d’emailing détecte les emails invalides et les enlève automatiquement de la liste des destinataires lors de vos prochaines campagnes.

 

 

Sachez que toutes ces indications sont variables d’un secteur à un autre, par exemple sur un même secteur mais BtoB et BtoC, les taux attendus ne sont pas les mêmes.

Gestion des campagnes de phoning

Comment créer une campagne phoning ?

Voici un tutoriel vidéo complet sur la création de vos campagnes phoning : Tutoriel vidéo Phoning

A quoi correspondent les différents statuts ?

  • Désinscrit : Vous avez eu la personne au téléphone mais celle-ci n’est pas intéressée.
  • Inscrit : C’est une valeur par défaut, le statut se met automatiquement lors de la création de votre campagne. Le contact n’a donc pas encore été appelé.
  • NPAI : Numéro de téléphone erroné ou le destinataire est le mauvais.
  • NRP : La personne ne répond pas.
  • Ok : Vous avez eu le contact au téléphone, et celui-ci est intéressé.

 

Vous avez également la possibilité de rajouter des statuts sur demande, à l’adresse suivante : support@grc-contact.com

Quel est le processus d’une campagne de phoning ?

Grâce à vos campagnes phoning vous pouvez alimenter votre base de données en ajoutant de nouvelles informations concernant vos clients et prospects :

  • Si la personne que vous avez au téléphone n’est pas intéressée par votre offre (Désinscrit), vous pouvez :
    – Ajouter un commentaire en inscrivant pourquoi, et ce par quoi elle aurait été intéressée.
    – Programmer une tâche de relance dans le temps avec l’offre la plus adéquate.
    – Modifier le groupe. Par exemple ; passer la personne de « Prospect » à « Prospect glacé ».

 

  • Si le n° de téléphone est erroné, ou que le destinataire n’est pas le bon (NPAI), effectuez une recherche sur internet (pages jaunes ou autres); vous pouvez ensuite mettre à jour les informations sur GRC Contact.

 

  • Si le contact eu au téléphone est intéressé par votre offre (Ok) :
    – Ajoutez un commentaire en y inscrivant ses attentes, si une visioconférence / un rendez-vous est programmé, et toutes les informations importantes à savoir sur ce contact.
    – Créez une tâche pour envoyer un devis, une plaquette, etc.

 

Comment relancer les cliqueurs d’une précédente campagne ?

Si vous voulez créer une campagne de phoning en fonction des résultats de votre précédente campagne d’emailing, c’est très simple. Lors de la création de votre campagne emailing, 2ème étape, l’ajout de vos destinataires, dans la recherche avancée sélectionnez :

  • La campagne d’emailing sur laquelle vous voulez travailler.
  • Le statut des personnes que vous voulez sélectionner.

Par exemple, si vous voulez relancer les personnes qui ont cliqué sur votre emailing, choisissez le statut « Cliqué ». (Voir photo ci-dessous) Ainsi, vous pouvez prévoir un rappel téléphonique pour proposer un rendez-vous physique, puisque cette personne est à priori intéressée par votre campagne, sachant qu’elle a cliqué dessus.

Vous pouvez également choisir le statut « NPAI » afin de connaître les adresses erronées de votre campagne et de lancer une campagne phoning pour récolter les bonnes et ainsi, mettre à jour votre base.

Cela vous permet d’économiser du temps, et de concentrer votre téléprospection sur les personnes qui ont marqué le plus fort intérêt pour votre campagne.

 

Les statistiques

  • Désinscrit = si votre taux de désinscription est élevé, mettez en place des actions correctives, comme revoir votre discours commercial, votre offre, etc.
  • NPAI = si ce taux est élevé, mettez à jour votre fichier de destinataires, vous pouvez le faire facilement grâce à internet par exemple.
  • NRP = si le taux de « Ne Répond Pas » est élevé, il vous faut également mettre en place des actions correctives comme revoir vos heures d’appels, ceux-ci sont peut-être effectués au mauvais moment (matin / après-midi).
  • OK = plus votre taux est élevé, plus votre campagne a du succès. Faites en sorte que cela continu et d’augmenter ce taux au maximum.

Dans le cadre de la vente téléphonique, sachez que plus de 80% des ventes se font à partir du 5ème appel.

Comment retrouver l’historique des campagnes d’une entreprise ?

Afin de voir si tel ou tel contact a été concerné par une campagne précise, il vous suffit d’aller sur la fiche entreprise du contact en question. Une fois sur la fiche entreprise de votre contact, dans le « Menu entreprise » de gauche vous trouverez l’onglet « Campagnes ».

Ici, sont affichées toutes les campagnes qui concernent ce contact.

 

Gestion des utilisateurs

Comment créer un nouvel utilisateur ?

Allez dans Paramètres (icône  en haut à droite, dans la barre de menu bleue),
Dans le menu de gauche,  partie « Abonnement GRC Contact », cliquez sur « Utilisateurs »

Vous avez la liste des utilisateurs qui apparaît,
Cliquez sur ajouter un utilisateur,
Remplissez le formulaire, enregistrez. Vous avez créer un utilisateur.

NOTE :  Dans le formulaire, pensez à définir le bon profil de l’utilisateur en fonction de ses droits d’accès :

  • « Administrateur » : Il a accès à toutes les informations et peut tout modifier.
  • « Manager» : Il a accès à toutes les informations de tous les utilisateurs, en lecture et mise à jour. Par contre il ne peut pas modifier la configuration et gérer les utilisateurs GRC Contact.
  • « Utilisateur standard »  : Il ne peut consulter/modifier que les données le concernant (ses contacts, ses tâches, ses affaires, etc.).

 

Comment définir les droits des utilisateurs ?

Allez dans Paramètres (icône  en haut à droite, dans la barre de menu bleue).

Dans le menu de gauche, partie “Abonnement GRC Contact”, cliquez sur “Utilisateurs”.

Pensez à définir le bon profil en fonction de ses droits d’accès :

  • Un utilisateur ayant le profil « Administrateur » a accès à toutes les informations de tous les utilisateurs, en lecture et mise à jour.

 

  • Un utilisateur ayant le profil « Utilisateur standard »  ne peut consulter/modifier que les données le concernant (ses contacts, ses tâches, ses affaires, son agenda etc.). L’accès peut être autorisé au niveau de l’agenda, dans le but d’utiliser un “agenda partagé”, nous contacter pour cela. Vous avez aussi la possibilité d’autoriser à un utilisateur standard, l’accès aux informations d’un autre utilisateur désigné. Pour cela, allez dans « Paramètres », « Utilisateurs », modifier l’utilisateur, puis onglet « Droit d’accès », choisissez le ou les autres utilisateurs que votre utilisateur peut voir. S’avère pratique pour les binômes ou les différents services de la société.

 

  • Un utilisateur ayant le profil « Manager »  a accès à toute la base, donc toutes les informations sur les contacts, les tâches etc. En revanche, il ne peut modifier les paramétrages et gérer les différents utilisateurs.

 

 

 

Comment gérer le départ/le remplacement d’un collaborateur ?

Lorsqu’un collaborateur quitte une société, il ne doit plus avoir accès à vos données dans GRC Contact. Néanmoins, il n’est pas forcement conseillé de supprimer son compte. En effet,  la suppression d’un utilisateur efface également l’historique des actions et des  informations reliées à cet utilisateur, ce qui n’est souvent pas souhaitable. On préfèrera souvent suspendre l’accès de l’utilisateur en le passant dans le statut « inactif », il existera toujours dans la base de données mais ne pourra plus se connecter.

Pour cela, allez dans Paramètres  , en haut à gauche dans le menu bleu, Dans le menu de gauche,  partie « Abonnement GRC contact », cliquez sur « utilisateurs »

Cliquez sur l’icône éditer   ,
Un formulaire apparaît, dans le champs statut, choisissez “inactif” dans le menu déroulant.

Votre collaborateur est  inactif.

Comment modifier mon mot de passe ?

Sélectionnez l’icône Paramètres  en haut à droite du menu bleu,
Cliquez sur le lien Mon Compte  dans le menu de gauche,
Allez sur l’onglet “Mot de passe”
Saisissez votre mot de passe actuel,
Puis votre nouveau,
Confirmez celui-ci,
Cliquez sur le bouton  Enregistrer .
Vous venez de modifier votre mot de passe.

A noter : Il est impératif que chaque utilisateur dispose d’un mot de passe personnel, différent des autres utilisateurs. De plus, nous vous conseillons vivement de saisir un mot de passe sécurisé. Pour cela, il est préférable qu’il soit constitué de chiffres ainsi que de lettres minuscules et majuscules.

Paramètrage du logiciel

Comment personnaliser mon logiciel ?

Lors de la mise en service de votre logiciel GRC Contact, nos techniciens s’occupent de le paramétrer selon votre activité, vos produits et vos besoins. Cependant, vous avez la possibilité d’effectuer par vous-même des modifications :
Allez dans les paramètres , en haut à gauche du menu bleu,
Puis dans la colonne de gauche Configuration

Par exemple ajouter/modifier :

  • des groupes d’entreprises (client, prospect, suspect, fournisseur, distributeur, associé etc.), ainsi que leur attribuer des couleurs
  • des états de prospections (présentation, relance en cours, devis envoyé etc.), ainsi que leur attribuer des couleurs
  • l’intitulé des tâches (faire un devis, relance, administratif etc.)
  • l’intitulé des affaires (perdue, en négociation, en cours de décision etc.)
  • l’intitulé de vos produits ou services (photocopieur, formation, logiciel, stylos publicitaires etc.)
  • les types d’événements dans l’agenda (rdv, repas, réunion etc…)

 

Il est aussi possible d’ajouter de nouveaux champs dans la fiche contact et la fiche affaire : menu déroulant, zone de texte, champs texte.
Les champs déjà existants dans la fiche contact peuvent être modifiés, supprimés ou réorganisés (ordre).
Pour cela, nous contacter.

Comment modifier l’apparence de ma liste de contacts et de ma liste des tâches ?

  • Lorsque vous êtes sur votre liste de contacts, l’affichage de la liste peut être personnalisé.Vous pouvez modifier les colonnes à afficher ainsi que modifier l’ordre.

    Pour cela, il faut vous rendre dans « Paramètres » puis « Préférences ». Jouez avec les flèches.

  • Des colonnes peuvent être ajoutées à votre liste des tâches : groupe, ville et code postal de l’entreprise, affectation de la tâche. Pour cela, nous contacter

Un problème avec le logiciel ?

Que faire si le logiciel ne fonctionne pas correctement ?

Mettez à jour votre navigateur Web,
Utilisez, si besoin, le navigateur Firefox (le logiciel est optimisé pour l’utilisation de ce navigateur),
Contactez, si le problème persiste, le Support Technique à l’adresse suivante : support@grc-contact.fr

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